02 Apr Team Virtuale: Cos’è, Come gestirlo e gli Strumenti più adatti

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Stream Building: cos’è?

Dato che, a causa della pandemia che stiamo vivendo, non è possibile organizzare eventi di Team Building di persona e all’aria aperta, la soluzione a cui noi di Teamworking abbiamo pensato è stata quella di organizzarli in modo virtuale, facendo uso delle tecnologie di cui disponiamo. Oggigiorno lavorare a distanza è ormai possibile e sempre più diffuso, grazie alla nuova tecnologia e ai nuovi e innumerevoli strumenti che internet mette a disposizione, e l’abbiamo tutti sperimentato grazie allo Smart Working forzato di queste ultime settimane.

Sappiamo bene che la digitalizzazione non è un processo che tutte le aziende hanno in mente di fare, soprattutto se si tratta di farlo in modo veloce per rispondere ad un’emergenza sanitaria, come quella del Coronavirus. È importante, però, essere consapevoli che il mondo si muove e le scoperte tecnologiche non si fermano. I team di lavoro possono avere componenti da ogni parte del mondo che collaborano virtualmente e per questo possono anche partecipare ai nostri Team Building Online, quelli che noi preferiamo chiamare Stream Building.

Stream building: Team building Online e da Remoto

Cos’è un Team Building Virtuale?

Abbiamo elaborato dei format che permettono ai membri del Team di fare team building nonostante la distanza, condividendo le esperienze via web. L’internet e tutto quello che un tempo era un gioco, oggi diventa un’attività formativa per affrontare e guidare il cambiamento.

Quello che per noi è importante è continuare a fare formazione, che sia dal vivo o attraverso uno schermo. Certo, preferiamo di gran lunga uscire di casa e fare formazione esperienziale con i team in uno spazio aperto, però è giusto ripensare alle strategie e, in un periodo come questo in cui non possiamo far altro che stare chiusi in casa, uscendo solo per le emergenze, abbiamo pensato a dei format per stare con voi anche via Web.

Sfide e problem solving solo apparentemente giocosi danno modo ai membri del team di manifestare capacità e attitudini che nella quotidianità aziendale troppo spesso appaiono celate. In questa situazione i colleghi avranno l’occasione di conoscersi da un punto di vista nuovo e di mettere a punto modi di comunicazione e collaborazione meno formali e più efficaci. Questi sono elementi sempre più necessari data la necessità di comunicare attraverso mezzi virtuali.

Non solo Team Building, ma anche Team Coaching on air

Le aziende italiane e internazionali sono state costrette a compiere in pochi giorni una trasformazione digitale e di mentalità che in condizioni normali avrebbe richiesto mesi, se non anni.

È inevitabile la confusione, la mancanza di chiarezza e il senso di inadeguatezza rispetto alla sfida. Gestire un team che lavora a distanza è una sfida per tutti, ma farlo senza la preparazione adeguata è ancora più complesso. In questo momento, quindi, è importante non perdere l’allineamento agli obiettivi e la visione d’insieme per continuare a lavorare nel modo più efficace.

Anche noi di Teamworking abbiamo dovuto ripensare al nostro lavoro. Abbiamo sempre lavorato sulla formazione esperienziale tramite eventi, ma in questo contesto nuovo abbiamo deciso di cambiare approccio. Ecco perché abbiamo costruito un percorso di Team Coaching ad hoc per l’occasione.

Cos’è un Team Virtuale?

Un Team Virtuale può essere definito come un gruppo di persone, spesso di culture, background e competenze differenti che lavorano insieme da diverse posizioni geografiche e che si affida a tecnologie di comunicazione per collaborare e lavorare verso un obiettivo comune. Ma anche, come in questo periodo di quarantena forzata, da persone che erano solite collaborare insieme in ufficio ma si sono improvvisamente viste costrette a lavorare da remoto.

Di nazioni diverse o semplicemente in case diverse, tutti fanno comunque parte di un grande team virtuale.

Le persone del team devono essere capaci di adattarsi, di gestire le tempistiche e sapere lavorare autonomamente per priorità e obiettivi. Lavorando a casa da soli, non è semplice a volte auto-disciplinarsi e essere produttivi e competenti. Per questo, ci deve essere da parte di tutti collaborazione, spirito di gruppo, adeguato al raggiungimento dello scopo comune, e continua interazione.

Quali sono i requisiti fondamentali?

Fiducia, comunicazione, organizzazione e motivazione.

Come gestire un Team Virtuale?

In un Team Virtuale un ruolo di vitale importanza è quello del team leader che ha il compito di gestire tutto il gruppo da remoto.
Quali sono i passaggi essenziali per riuscire a coordinare in modo fluido, efficace e produttivo questo rapporto di lavoro a distanza e avere successo?

Innanzitutto fin dall’inizio il Group leader deve stabilire l’obiettivo da raggiungere, chiaro, ben definito e comprensibile a tutti. L’ideale sarebbe riunirsi la prima volta fisicamente, in modo tale da avere un forte senso di appartenenza ad una squadra solida e compatta, ma in questo periodo in cui ognuno è rinchiuso a casa propria, è consigliato farlo attraverso una piattaforma che permetta le videochiamate.
In questa sede, poi, è necessario stabilire i ruoli in base alle competenze dei singoli membri del team virtuale. Ognuno di noi ha punti di forza e punti di debolezza e un bravo team leader deve essere capace di conoscere tutte le abilità della propria squadra e valorizzarle all’interno del progetto, magari grazie all’aiuto della fase di Assessment, molto importante nel percorso di Team Coaching.

Come stabilire i ruoli?

Quando si è dato il via ai lavori e ognuno ormai si troverà a svolgere i propri compiti dall’ufficio di casa propria, è importante fissare meeting virtuali per aggiornamenti, comunicazioni e condivisioni. Questi incontri potranno essere svolti, grazie a strumenti tecnologici appositi, da remoto.
Videochiamate e webinar sono solo alcuni esempi di metodi per vedersi, coordinarsi e comunicare a distanza in modo efficiente e pratico.
Anche le chat di gruppo devono essere utilizzate con frequenza da tutti i partecipanti, le piattaforme studiate ad hoc per la gestione del team virtuale, la condivisione delle scrivanie e dei progetti, nonché seguire un calendario virtuale visibile a tutti è d’obbligo, in modo che tutti sappiano a che punto sia il progetto e chi sta svolgendo determinate attività.

Per uno Smart Working efficace

Questi sono solo alcuni dei suggerimenti per uno Smart Working efficace. Durante i momenti di interazione deve esserci armonia, fiducia l’uno dell’altro e senso di appartenenza e un buon Project Manager ha la responsabilità di riuscire a mantenere alta la concentrazione, la motivazione in tutti, nonché essere sempre disponibile ai suggerimenti e alle richieste di aiuto e pronto a ricevere e dare feedback costanti.

Sono molto adatti programmi di Team Building e Team Coaching per momenti di aggregazione educativi, formativi e soprattutto per condividere esperienze motivanti, divertenti e fuori dalla routine quotidiana che possono far apprezzare doti dei colleghi mai viste prima. In particolare in un periodo in continuo mutamento come quello attuale, è importante avere team uniti, pronti alla collaborazione e all’aiuto reciproco. Dare valore alle persone con le proprie caratteristiche e singole sfaccettature, come individui parte di un team virtuale, è la chiave per avere successo.

Team Building e Team Coaching online: quali possono essere alcuni strumenti utili?

Come accennato, la tecnologia e Internet offrono numerosi strumenti per gestire un team virtuale. Ecco alcuni consigli per le differenti attività da svolgere da remoto.
Per poter condividere documenti e file visibili a tutti contemporaneamente e avere un archivio disponibile per chiunque ne abbia bisogno, Google Drive è ottimale.
Anche Wetransfer è uno strumento molto utile per inviare documenti che via mail risulterebbero troppo pesanti.
Per il backup online di molti file condivisi, invece, Dropbox può essere un valido aiuto. Slack, Skype e Hangouts sono l’ideale per messaggi e videochiamate, mentre per i meeting del team virtuale sono anche consigliati Gotowebinar, Zoom e Anymeeting.