Team Building: come organizzarlo?

Il team building sta entrando a pieno titolo nella cultura aziendale italiana e mondiale. Abbiamo già spiegato che cos’è il team building, dato delle idee per scegliere l’attività giusta e raccontato la differenza tra team building e incentive. Ma ci sono tante cose da sapere sui format di lavoro di squadra. Team Building: come organizzare un evento aziendale che sia efficace e anche appassionante da vivere?

Sono sempre di più i momenti in cui un evento di team building può avere un ruolo determinante nel contesto organizzativo. Vogliamo ricompensare il team per i risultati raggiunti? Vogliamo incentivare i collaboratori a ottenere di più? Vogliamo fidelizzare e creare spirito di squadra? In tutto ciò, il team building è il primo passo necessario. In questo articolo vi dare indicazioni su come organizzare un team building in azienda!

1. Team Building aziendale: formativo o incentive?

Per prima cosa dobbiamo avere chiari lo scopo e l’occasione del nostro evento aziendale. Vogliamo formare il team, integrarlo, cambiare l’atteggiamento delle persone nei confronti del lavoro di squadra, stimolare comportamenti positivi e superare resistenze? Allora il nostro sarà un training, che potrà essere svolto attraverso la formazione in aula oppure attraverso i metodi della formazione esperienziale (su questo argomento leggi anche la pagina di Wikipedia dedicata all’apprendimento esperienziale).

Oppure vogliamo premiare i dipendenti, creando un’esperienza memorabile che migliori spirito di gruppo e senso di appartenenza all’azienda?.. Allora si tratterà di un evento incentive, adatto all’occasione di una festa o un Family Day aziendale, oppure per accogliere clienti stranieri in visita.

Si tratta di due eventi diversi, o anche di due fasi differenti di uno stesso evento aziendale che non vanno assolutamente confuse.

Sulla base di questa prima scelta imposteremo lo stile di tutto quello che accadrà nel corso della nostra esperienza. Ecco dunque le domande alle quali dobbiamo rispondere prima di iniziare a progettare un evento di team building aziendale:

Quando?

• Qual è l’occasione in cui si inserisce l’evento: un momento di crisi e di cambiamento o viceversa una celebrazione di risultati e successi? Da questo dipenderà lo stile dell’evento e l’atteggiamento con cui andrà gestito.
• Qual è la stagione in cui l’evento sarà svolto: estate o inverno? Da questo dipenderà la scelta di un format outdoor o indoor.
• Qual è il momento della giornata dedicato all’evento? Quanto tempo c’è a disposizione? Da questo dipenderà la scelta, la durata del briefing iniziale e lo spirito con cui andrà gestita l’attività: in modo più intenso o più rilassato.

Chi?

Chi sono i partecipanti:

• Membri di uno stesso team aziendale, membri di più team, oppure clienti dell’azienda?
• Persone di uno stesso livello gerarchico o persone di livelli differenti?
• Persone di uno stesso range di età o persone che appartengono a più generazioni?
• Persone dalla cultura aziendale e provenienza geografica identica o differente?

Perché?

Quali sono i motivi che spingono l’azienda a organizzare l’evento:

• Crescita troppo rapida e forte dell’azienda, crisi del mercato?
• Fusione o acquisizione? In queste circostanze persone con culture personali e culture aziendali differenti si trovano a collaborare; manager di un’azienda minore si trovano a comunicare con persone di grado “inferiore” con cui nella realtà nuova sono alla pari. Tutto ciò può creare problemi di incomunicabilità che vanno gestiti per tempo.
• Meeting o convention tra diverse task force?

La scelta dell’attività di team building adatta dipende da tutti questi fattori e da altri che possono essere valutati di volta in volta.

2. Formazione Esperienziale: come scegliere l’attività?

I team building non sono tutti uguali! Esiste un centinaio di tipologie diverse di attività che possono essere svolte. Si parla di eventi outdoor, culinari, musicali, creativi, di avventura e persino “estremi”… quale sarà quello giusto per l’occasione?

Dipende tutto dallo scopo dell’evento aziendale.

• Training: per formare e integrare nel team persone nuove;
• Azione e Avventura: per “svegliare” i membri del team tra le attività di un convegno, testare collaborazione e problem solving;
• Musica: per lavorare su comunicazione e ascolto reciproco;
• Creatività: per visualizzare il futuro dell’azienda, esplicitare e spiegare Mission, Vision e Valori;
• Cooking: per incentivare lo spirito di squadra ed esercitare la divisione del lavoro mentre si prepara il pranzo o la cena aziendale;
• Urban Game: per far scoprire il territorio a un gruppo incentive straniero;
• Social: per creare spirito di squadra mentre si fa qualcosa di utile per la comunità.

3. Location per team building: come trovare quella giusta?

In città, in montagna, al lago o al mare: dove vogliamo portare il nostro Team? Una volta deciso il genere di team building che andiamo a organizzare, troviamo la location che presenti le caratteristiche necessarie. Il luogo dell’evento ha il compito fondamentale di creare il mood giusto nei partecipanti. Che tipo di location scegliere allora?

• Location esclusiva e di lusso: per impressionare i top manager o i clienti più importanti, o creare l’atmosfera adatta per una festa aziendale. Ma attenzione: ogni location ha le proprie peculiarità, e il fascino non sempre è sinonimo di comodità. Portare i nostri clienti in un autentico castello medievale creerà senz’altro un’ambientazione esclusiva e particolare, ma potremmo restare privi di alcuni comfort tecnologici cui siamo abituati!
• Location rustica in campagna: per ospitare un programma formativo al contatto con la natura e sottolineare l’interesse per le tematiche ecologiche. Ottima per promuovere una comunicazione informale e per ospitare un evento di team building all’aperto o una giornata di formazione in fattoria. Potrebbe essere invece una limitazione per quanto riguarda gli spostamenti, e sembrare inadatta ai top manager.
• Albergo in città o in prossimità di un aeroporto: da scegliere soprattutto per la comodità dei partecipanti, se arrivano da paesi lontani. Per questo motivo sarà utile per un evento di incentive incoming, soprattutto se poi ci si sposta in altre location.
• Baita in montagna: perfetta per gli eventi di azione e avventura. Tuttavia, in questo caso bisogna tenere conto della distanza e del tempo necessario per raggiungere la location.

Un rischio per l’organizzatore? Scegliere “al ribasso” la location meno costosa, senza badare al livello del servizio che presenta. Dobbiamo pensare invece a come organizzare un team building aziendale nel quale i servizi siano al livello delle aspettative dei partecipanti.

4. Evento aziendale: come progettarlo?

Non bisogna sottovalutare l’organizzazione dell’evento aziendale. Si tratta di un lavoro importante, svolto da event planner e event manager interni all’azienda oppure affidato a professionisti esterni.  Mentre gli event manager aziendali non si trovano a gestire questo tipo di eventi tutti i giorni e nemmeno tutti i mesi, le aziende specializzate nel team building sanno bene come organizzare un team building. Ma se si vuole fare da sé per progettare un team building: come organizzare?

Bisogna badare a un bel po’ di cose:

• Progettare l’evento in tutti i dettagli;
• Stendere una scaletta e una timeline che sia strutturata ma anche flessibile;
• Procurarsi per tempo tutti i materiali e le attrezzature necessarie;
• Ingaggiare coach professionisti;
• Scegliere i fornitori di servizi aggiuntivi.

Per quanto riguarda i fornitori, troppo spesso si tende a dare importanza al catering a scapito degli altri servizi. Ma tutto ciò che è legato all’evento deve avere pari importanza. Oltre alla location e al catering, bisogna pensare dunque anche a gadget da regalare agli ospiti, al service audio ed eventualmente video, alla regia, al personale di servizio, ai materiali necessari per il team building.

Come riconoscere un buon fornitore? Ecco una lista degli elementi più importanti da tenere in considerazione:

• Non sono intermediari: la cosa migliore è contattare direttamente ciascun fornitore per evitare sovrapprezzi attribuiti da agenzie di comunicazione “tuttofare”… che poi pagheranno il servizio alla stessa azienda che potremmo contattare noi!
• Materiali foto e video di eventi precedenti: se non esistono, probabilmente il fornitore che stiamo contattando non ha mai organizzato eventi di questo tipo. Vogliamo arrischiarci a essere i suoi primi clienti… o forse sarà meglio cercare qualcuno con esperienza?
• Clienti precedenti: è sempre buona norma controllare con chi abbia già lavorato il nostro fornitore, e magari chiedere l’opinione su di lui ai clienti precedenti con cui siamo in contatto.
• Altri eventi organizzati: in che tipo di eventi lavora di solito il nostro fornitore? E’ specializzato in quello che stiamo chiedendo?
• Personalizzazione: il servizio che richiediamo al fornitore è stato progettato e personalizzato ad hoc secondo le esigenze dell’azienda, o si tratta di un qualcosa di preconfezionato?
• Flessibilità: apportare modifiche in corso di organizzazione e rispondere a richieste “assurde” del committente può essere arduo per qualunque fornitore. Ma è anche una sfida positiva che aiuta a trovare soluzioni “geniali” e aumentare la propria esperienza. Un vero professionista non teme le sfide e sarà pronto a far fronte a ogni problema improvviso.
• Comportamento durante il briefing: il fornitore si mostra attento alle esigenze peculiari dell’azienda? Ascolta con attenzione? E’ pronto a collaborare nel caso di richieste particolari?

Come testare i fornitori in modo efficace? Per farlo, ci si può affidare al cosiddetto “Metodo Van Halen“.

Testare i fornitori: il metodo Van Halen

Gli organizzatori di eventi si lamentano spesso delle richieste “assurde” dei clienti. Un esempio classico sono le star della musica, che durante i loro tour pretendono di avere servizi bizzarri di ogni genere. Particolarmente famosi per questo motivo sono i Van Halen. Nel contratto inserivano sempre un punto secondo il quale nel backstage doveva trovarsi un contenitore di M&M’s, privo però di cioccolatini marroni, pena scioglimento immediato del contratto e rimborso completo.

La richiesta dei musicisti sembra assurda solo al primo sguardo. Il metodo Van Halen serve infatti a uno scopo ben preciso: scoprire se gli organizzatori siano abbastanza attenti da leggere il contratto completamente, fino alle ultime clausole. Se il fornitore si dimentica di togliere le M&M’s marroni, questo significa che non è abbastanza accurato… e che potrebbe combinare guai ben peggiori nel corso dell’evento!

N.B. Non suggeriamo di fornire istruzioni così bizzarre come quelle dei Van Halen, ma sarà buona cosa testare l’affidabilità dei fornitori di servizi e attività prima di organizzare un team building aziendale.

5. Team building: come organizzare lo svolgimento dell’evento

Infine, ribadiamo: non è affatto un mistero come organizzare un team building internamente all’azienda. Certo, per avere successo e lasciare un bel ricordo ai partecipanti, un evento aziendale necessita di una meticolosa organizzazione. Nulla deve essere lasciato al caso; non bisogna sottovalutare i possibili errori e imprevisti. Ecco perché è importante:

• fare una checklist delle cose da fare e dei materiali da controllare;
• attribuire e distinguere ruoli e responsabilità;
• essere presenti in tutte le sedi dell’evento (a costo di trovarsi in più luoghi contemporaneamente!);
• coordinare le tempistiche di catering, regia, audio e luci;
• prestare attenzione costante alle necessità e in generale ai feedback dei partecipanti;
• rispettare la scaletta della giornata: non deve essere troppo frenetica, ma soprattutto non ci devono essere “tempi morti” in cui i partecipanti possano annoiarsi e disperdersi.