Linguaggio della Leadership

La persuasione come strumento di leadership

Nella nostra comunicazione, sia orale che scritta, le qualità di un vero Leader si vedono nella capacità di usare la parola. La persuasione è infatti uno strumento molto più potente del comando diretto quando si parla di leadership. Lo scopo del leader è “creare un mondo al quale le persone desiderino appartenere” e per farlo è importante descriverlo. La descrizione di questo mondo e la sua creazione verbale saranno allora il primo passo verso la sua realizzazione. Per produrre una descrizione il più efficace possibile, è importante scegliere le parole giuste.

Non comandare ma convincere

Le aziende moderne sono strutture molto più complesse e diverse rispetto agli standard dei secoli scorsi. La novità che ci interessa in questo caso è la qualificazione sempre maggiore degli “impiegati”, membri del team aziendale.

Non si tratta più di meri operai abituati a svolgere compiti facilmente comprensibili e controllabili. Al contrario, i membri dei team moderni sono spesso esperti molto qualificati, capaci di prendere decisioni in completa autonomia. Il ruolo del leader, per questo, è diventato sempre più complesso. Non è più quello di controllare e dare ordini ma è diventato un ruolo che ha bisogno della partecipazione e della collaborazione di tutto il Team. Non confiderà sul comando, bensì sulla persuasione e sulla negoziazione.

Dalla semplice gestione dei contenuti (compiti, tempi e modi della produzione) l’attenzione del manager si sposta adesso al vero e proprio processo (relazioni e sistemi interni all’azienda). Lo scopo del Leader sarà dunque quello di creare, con tutti gli strumenti di comunicazione che ha a disposizione, una Vision dell’azienda. Acquisita quella, i collaboratori potranno muoversi autonomamente verso una realizzazione della Mission e degli obiettivi aziendali che comprendono e condividono.

Col tono giusto si può dire tutto, col tono sbagliato nulla: l’unica difficoltà consiste nel trovare il tono.
(George Bernard Shaw)

Democrazia o dittatura?

Un’azienda efficace deve prenderle in considerazione entrambe. Entrambe le strutture, infatti, hanno i loro vantaggi.

 

La dittatura permette di prendere decisioni rapidamente e senza troppe discussioni, e di applicarle altrettanto velocemente al processo produttivo. Il difetto di questo approccio è, però, quello di non coinvolgere i membri del team ai livelli più bassi nel processo decisionale. La loro opinione può essere indispensabile in quanto le soluzioni “calate dall’alto” e non condivise dai collaboratori saranno applicate con meno voglia e passione. In qualche caso, addirittura, è possibile che queste soluzioni non tengano conto dei problemi dei dipendenti, e si rivelano inapplicabili.

La democrazia presenta invece il vantaggio di coinvolgere tutti i membri del team e di promuovere un dialogo e un dibattito sulle scelte da adottare. In questo modo si giungerà a una soluzione che tenga conto delle necessità di tutti quanti. Il problema? La lentezza, in primo luogo, e poi l’impossibilità di accontentare tutti. Per quanto a lungo si discuta, è infatti difficile giungere a una mediazione che soddisfi ugualmente tutti quanti, soprattutto quando il team è numeroso e composto da personalità troppo diverse tra loro.

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Suggerimenti per la leadership

Ci sono infiniti libri che trattano della leadership e del modo di gestirla, e riassumerne tutti i concetti fondamentali per questo è impossibile. Ci sono, tuttavia, dei suggerimenti semplici ma allo stesso tempo estremamente utili che permettono di ottenere una buona comunicazione e leadership.

È importantissimo, comunque, mettere sempre le persone in condizione di sapere che possono sbagliare e che possono non aver capito. Non sempre le attività che pensiamo sono facili da trasmettere e quindi l’ideale è usare tutta la nostra pazienza per cercare di essere più chiari possibile, ricordandoci che ognuno di noi ha chiavi comunicative diverse.

1. Riconoscere i meriti

Il primo suggerimento sulla leadership lo prendiamo dal libro “One minute manager” di Kenneth Blanchard e Spencer Johnson ed è “Catch people doing something right”. Spesso, viene naturale sottolineare gli errori, ma non capita spesso di lodare le persone. Di fronte ad un successo, infatti, tendiamo a pensare sia una cosa giusta e dovuta. Ci possono essere una serie di motivi che scatenano questo comportamento. Il primo può essere la paura che, ricevendo un complimento, il dipendente si monti la testa. Oppure, più semplicemente, siamo avari di complimenti, e non vogliamo riconoscere il merito di qualcun altro per gelosia. Quando qualcuno riesce meglio di come avremmo potuto fare noi, infatti, viene meno la nostra sensazione di sicurezza e di autorità.

Il potere del merito

Sottolineare i successi di qualcuno ha un potere incredibile: la persona lodata, infatti, si sentirà più sicura e svilupperà probabilmente più disponibilità a mettersi in gioco. Inoltre si attiveranno processi di responsabilizzazione non solo rispetto alle attività previste dal suo ruolo, ma anche verso azioni che potrebbero non essere previste. Insomma, la persona si sentirà più disposta ad assumersi qualche rischio extra, e potrebbe quindi contribuire maggiormente alle attività del team.

Dare questo tipo di feedback costruttivi non è semplice, ma un buon punto di partenza per riuscire nello scopo è quello di sottolineare quali aspetti hanno funzionato e, se ce ne sono, quali potrebbero essere fatti diversamente per la prossima volta. È fondamentale però che il feedback non sembri pilotato, e il complimento deve essere autentico.

2. Dare dei feedback

Feedback is the breakfast of champions”. Nel momento in cui un membro del nostro team esegue il compito che gli abbiamo dato, è importante dare un feedback. Lo scopo è quello di chiarire se quello che è stato fatto rispecchia o meno l’idea che avevamo in testa, così da potersi sempre migliorare. Quando pensiamo ad un’immagine, ci rendiamo conto di quanto sia difficile raccontarla a parole. Allo stesso modo, gestire un cliente, un processo, un servizio, che implica tantissime variabili, è molto difficile da spiegare a voce. Per questo, non è scontato che chi ci ascolta capisca al volo cosa abbiamo in mente.

Se pensiamo semplicemente a quante volte viene ripetuta un’informazione semplice come il luogo o l’ora di un appuntamento, non saremo più sorpresi da quante volte dovremo rispiegare la nostra idea prima che venga capita appieno.

3. Dedicare il giusto tempo alle spiegazioni

Terzo e ultimo suggerimento sulla leadership: dedicare il tempo giusto alle spiegazioni di come vorremmo che le cose vengano fatte. Come afferma un detto popolare, “c’è sempre tempo per fare le cose due volte ma mai per farle bene la prima“.

Spesso, infatti, per risparmiare qualche minuto, ci troviamo nella situazione di dover rispiegare le nostre intenzioni da capo, perdendo il doppio del tempo. Come sottolineato nel secondo suggerimento, è facile che chi ci ascolta creda soltanto di aver capito le nostre intenzioni. È importante quindi chiedere feedback, per sapere se il nostro interlocutore ha compreso le nostre aspettative, e sentire come ha interpretato le nostre parole e le indicazioni che gli abbiamo dato.

Inoltre, chiedere in anticipo a qualcuno di dover essere in grado di ripetere, con le proprie parole, quello che è stato appena detto, cambia il modus operandi del nostro interlocutore: tenderà ad ascolta con maggiore attenzione.

 

Il tempo delle spiegazioni non è mai sprecato

Uno degli errori più comuni di chi assegna i compiti all’interno di un team è aspettarsi che dare indicazioni una sola volta sia sufficiente per la comprensione da parte di tutti. Inoltre, si tende a pensare che fin da subito le persone siano autonome.

Tenere a mente questa difficoltà non è facile, bisogna armarsi di tanta pazienza per chiarire bene la nostra idea, ricordandoci che le parole non possono descrivere perfettamente idee o pensieri. Le parole, infatti, hanno un’incompletezza di base, e non possiamo esprimere concetti come “successo”, o “dedizione”. Questo porta alla diversa interpretazione dello stesso concetto da parte dei nostri collaboratori.

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