Time Management

La gestione del tempo

Il tempo può essere una variabile fondamentale nella nostra vita come nel nostro lavoro. Anche i nostri obiettivi hanno scadenze e vanno distinti per priorità. Tramite il percorso di Team Coaching, con la sessione di Time Management nello specifico, vi aiuteremo a capire come trovare e focalizzarvi meglio sugli obiettivi principali.

Tempo e Obiettivi

Sappiamo bene che avere tanti obiettivi è dispersivo e porta al non riuscire a portarli a termine. La soluzione a cui vogliamo farvi arrivare grazie al nostro percorso di Team Coaching è quella di concentrarsi su un obiettivo alla volta e dedicare ad esso tutte le proprie energie. Questo permetterà di raggiungere lo scopo più facilmente e in minore tempo.

Gli obiettivi si differenziano per due grandi caratteristiche: urgenza e importanza. Sappiamo, ovviamente, che a parità di importanza si tende a risolvere prima quelli di carattere urgente anche se, in teoria, è bene cercare sempre di prevenire le situazioni di emergenza in quanto ci pongono in una condizione di stress molto elevato. In realtà, quindi, quello che è importante andrebbe fatto proprio quando non ne abbiamo il bisogno, senza procrastinare, in modo da anticiparsi sul futuro. Questo è possibile solo se abbiamo chiaro in mente qual è l’obiettivo finale del nostro progetto.

Siamo in grado di attribuire il giusto valore ad ogni nostro impegno?

Dwight E. Eisenhower ha distinto i problemi in due tipi: quelli urgenti e quelli importanti, precisando che “la cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.

La matrice urgenza/importanza viene ancora utilizzata da parecchie aziende in quanto rimane molto utile per osservare come tendiamo a trascorrere le nostre giornate. Non aiuta, però, nella progettazione e nella focalizzazione sull’obiettivo. Per quanto tutti gli interpreti della matrice mettano l’accento sull’importanza del quadrante “importante ma non urgente”, rimane sempre a noi cosa sapere cosa inserire in questo spazio.

La gestione del tempo va fatta rispetto ad obiettivi e priorità, considerando uno scopo da raggiungere. La scelta che va fatta, quindi, è quella di focalizzarsi su attività determinanti.

Un modello da preferire: The One Thing

Per quanto riguarda gli obiettivi che si distinguono per importanza, sappiamo che ne esiste sempre uno che, in qualche modo, una volta raggiunto, riesce a cascata a rendere più facile la realizzazione di altri obiettivi, di secondaria importanza. La prima cosa da fare insieme al team, quindi, è capire qual è questo obiettivo principale, grazie al quale tutto il resto diventa secondario.

È l’obiettivo che, nel suo libro, Gary Klein chiama The One Thing, ovvero quello grazie al quale, una volta raggiunto, fa in modo che la nostra vita subisca una variazione importante, facendoci fare un salto quantico. 

Soprattutto parlando di Smart Working e lavoro da casa, poi, sappiamo che la gestione del tempo (Time Management) diventa sempre più complessa. Le tempistiche sono allungate, ci sono più telefonate e videochiamate e meno meeting in persona, che sono quelli che permettono anche una comunicazione più fluida.

the one thing

La domanda che ci si pone spesso è: i membri del team saranno produttivi uguale anche da casa? Per fare in modo che lo siano, nel momento in cui si focalizzano le proprie energie, bisogna definire insieme al team le priorità. In breve, quindi, bisogna:

  • Selezionare gli obiettivi importanti
  • Creare una scala di importanza: la legge di Pareto, o definita anche “80-20”, parte dal presupposto che una volta raggiunto il 20% dei nostri obiettivi, abbiamo di conseguenza soddisfatto anche l’80% delle nostre esigenze.
  • Capire qual è il nostro The One Thing, ovvero quell’obiettivo che ci permette di raggiungere, a cascata, anche tutti gli altri, e far convergere su di esso tutte le nostre energie.

Questo, denominato “effetto domino“, è il procedimento per cui da un obiettivo minore si arriva a realizzare obiettivi via via sempre più grandi.

Focalizzati o multitasking?

Spesso ci si vanta di essere “multitasking”, soprattutto con lo Smart Working e il lavoro da remoto. È certamente una buona cosa essere in grado di tenere a mente molti impegni, combinare lavoro e famiglia, sport e attività domestiche, tempo passato con gli amici e tempo dedicato al proprio hobby. Detto questo, però, questa accezione del multitasking è molto pericolosa per il lavoro sugli obiettivi e anche per la gestione del tempo.

Si è studiato, infatti, che un compito svolto senza interruzioni richiede molto meno tempo di uno stesso compito svolto a più riprese, con altre attività svolte nel mentre. Questo succede perché, se distratto, il nostro cervello ha bisogno di ri-pensare, ricominciando daccapo, a quello che gli viene richiesto.

Inoltre, quando siamo sovraccarichi di pensieri e compiti urgenti, lo stress cresce a dismisura. Ecco perché la gestione del tempo va, in un certo senso, a braccetto con la gestione del cambiamento e dello stress.

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Fare una to do list è utile?

Sicuramente è utile per il completamento degli obiettivi, ma lavorare seguendo una to-do list non ha niente a che fare con la gestione ottimale del tempo. Una to-do list è infatti un mezzo per ricordarsi cosa c’è da fare e cercare di cancellarlo dalla lista alla fine della giornata ma non aiuta a focalizzare gli obiettivi principali. La lista delle cose da fare dà un’indicazione, appunto, solo su quali siano le attività da svolgere.

Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto.
(Seneca)

Per capire la priorità da cui iniziare per gestire il tempo nel team in modo efficace, invece, è possibile provare a partire da quella cosa che, una volta ottenuta, permetta al gruppo di raggiungere il successo nelle sue attività.

Un esempio che può aiutare a identificare quel risultato principale può essere chiedersi quale cliente, una volta conquistato, darà all’azienda una posizione particolare, oppure quale prodotto, se sviluppato prima o meglio dei competitor, potrà dare all’azienda un vantaggio competitivo tale da migliorare i risultati del lavoro.

Time Management: suddivisione e condivisione

Invece della to-do list, quello che davvero ci può aiutare nella gestione del nostro tempo in modo efficace è la condivisione e suddivisione di energie, obiettivi e priorità tra tutti i membri del team.

Dividersi i compiti e diminuire gli sforzi per raggiungere i diversi obiettivi è un buon metodo per iniziare a gestire il tempo all’interno del gruppo. Ogni membro ha delle qualità e delle abilità particolari e specifiche. Queste peculiarità possono essere più o meno adatte per le diverse attività che ci porteranno a raggiungere il risultato finale. É importante quindi riconoscere queste abilità, tramite la fase di Assessment, e capire come possano essere sfruttate in modo da dividerle in base ai diversi obiettivi. Una divisione dei compiti ben organizzata e pensata aiuterà il team a lavorare meglio, ottenendo così risultati soddisfacenti nel minor tempo possibile.

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