18 Nov Trasformare un evento in un’esperienza

Oggi, con l’avvento del lavoro a distanza e delle videoconferenze, i dipendenti e i manager di un’azienda si trovano sempre più raramente faccia a faccia. Questo ha indubbi vantaggi del punto di vista della comodità delle persone, che possono lavorare da casa o dall’ufficio del loro paese senza spostarsi per tutto il mondo per una riunione. Tuttavia, quello che si perde è il valore dell’esperienza reale, della presenza fisica a un evento condiviso. Ecco perché, oggi, lo scopo di chi organizza eventi è trasformare un evento in un’esperienza memorabile per i partecipanti!

Il Team Building acquista dunque una nuova importanza, perché spesso è uno dei pochi momenti nel corso dell’anno in cui tutti i membri del team aziendale si trovano insieme. Come valorizzare questo momento e promuovere una vera socializzazione? Ecco qualche spunto per gli organizzatori degli eventi!

1. Organizzare i posti a sedere

Abbiamo già parlato della “psicologia del posto a sedere”: la disposizione dei tavoli e delle sedie a un evento ha grande importanza per la percezione che ne hanno le persone. Inoltre, per rendere l’esperienza piacevole per tutti, bisogna dare qualche libertà nella scelta del posto, in modo che ciascuno trovi la posizione in cui si trova più a suo agio.

2. Salutare personalmente

Spesso, soprattutto nelle grandi aziende e nelle multinazionali, i dipendenti non hanno occasione per avvicinarsi al capo per parlare, anzi spesso non lo vedono quasi mai. Un evento aziendale è un’ottima occasione per ovviare a questo problema e creare un rapporto personale più diretto. E’ noto infatti che più un dipendente conosce l’azienda e si sente parte del team, e meglio lavora. All’evento il “grande capo” potrà dunque scegliere di salutare personalmente, a una a una, tutte le persone, per dare la percezione di un rapporto individuale. E, perché no, per sentire suggerimenti davvero utili per l’azienda!

3. Lasciare del tempo libero

E’ noto che uno dei momenti più utili, durante una conferenza, è il coffee break. Durante la pausa i membri del team possono chiacchierare e scambiarsi opinioni senza attenersi a una rigida gerarchia, pertanto si generano più facilmente progetti e idee nuove. Ci sono alcuni modi per provocare appositamente tale “team building spontaneo”. Ad esempio, non serve predisporre una scaletta rigida che non lasci “tempi morti”: sono proprio questi a essere i più utili! Anche gli spazi devono essere adatti: zone con divani e poltrone dove chiacchierare, un tavolo da ping pong o da biliardino, il bar. Lasciare i partecipanti dell’evento liberi di trascorrere qualche ora in compagnia dei colleghi sarà un ottimo modo per farli rilassare e promuovere la comunicazione.

4. L’effetto sorpresa

Un evento aziendale deve essere coinvolgente e lasciare alle persone un ricordo condiviso. Entrambi questi scopi sono più facili da raggiungere grazie all’effetto sorpresa. Un ospite inatteso, un “colpo di scena”, un’attività di cui nessuno era a conoscenza: tutto ciò contribuirà a far parlare a lungo dell’evento. Per questo, nei nostri Team Building, ci teniamo a fare una sorpresa di ciò che organizziamo. Pensate a cosa prova un gruppo di persone che, dopo la riunione, pensa di dover seguire un noioso intervento e invece si ritrova a suonare le percussioni africane! Ci è successo e possiamo affermare che erano stupiti, affascinanti e molto contenti!

Insomma, meno gerarchia e più libertà: in questo modo il vostro evento aziendale sarà sempre un successo. E, ovviamente, non dimentichiamoci di fare team building!