05 Apr Team di progetto: come creare un Team vincente, le fasi di sviluppo e il ruolo del Leader

Chi non conosce il celebre motto dei tre moschettieri “Tutti per uno, uno per tutti“? Questo è il fulcro di un Team di progetto altamente performante.

Il lavoro di squadra, infatti, non consiste soltanto nello svolgimento di compiti da parte di singoli individui. Il successo e il raggiungimento di un obiettivo comune e di un progetto di lavoro si conquista grazie alla coesione, all’affiatamento, al modo in cui i membri del team interagiscono fra di loro per affrontare le difficoltà, per esprimere in modo costruttivo le proprie opinioni, per risolvere situazioni e problemi che possono insorgere durante il lavoro.

Come creare il Team di progetto? Quali sono le fasi di sviluppo e i requisiti dei membri di questa tipologia di Team? Come fare a gestire il progetto e quali sono le caratteristiche che un buon leader deve avere? Ecco le tematiche che affronteremo di seguito.

Come creare il Team di progetto?

La primissima fase per la creazione di un Team di successo consiste nell’organizzazione pianificata per l’identificazione dei membri del team, nell’approvazione nonché assunzione degli stessi ed infine nello sviluppo del team.

Innanzitutto il progetto deve essere stato deciso nei minimi particolari, con obiettivi chiari e ben definiti. Le attività che dovranno essere svolte dovranno risultare di facile comprensione per tutti. Ad ogni step dovrà corrispondere un compito, così che il piano di azione risulti il più organizzato possibile. E’ quindi consigliabile individuare i singoli ruoli nel progetto, le varie responsabilità e le relazioni e creare un piano di sviluppo del personale attraverso un organigramma. Questo darà la possibilità a tutti di avere anche visivamente chiara la propria posizione e i collaboratori più indicati a cui rivolgersi in caso di necessità.

Il tutto deve essere redatto con un documento accessibile a tutta la squadra e consultabile in ogni tempo e luogo. In questa documentazione sarà necessario inserire anche il budget, limiti di tempo e di risorse indispensabili per il reclutamento del personale.

La scelta dello staff è un ulteriore momento molto delicato e importante, bisogna valutare con accurata attenzione le esperienze dei vari candidati, le competenze necessarie, le abilità tecniche, le caratteristiche personali, perché anche queste influiscono sull’ottima riuscita del progetto. Potranno essere presi in considerazione sia dipendenti della stessa azienda di vari settori diversi, sia componenti esterni e/o suggeriti dal reparto delle risorse umane.

Una volta selezionati i vari candidati, si farà un’ulteriore scelta mirata con colloqui conoscitivi, valutando tutte le caratteristiche necessarie. Quando tutta la documentazione del progetto sarà stata predisposta e saranno stati scelti i membri del Team, si potrà dare il via alle fasi successive di gestione del team del progetto creato.

Il Project Manager e la sua squadra attentamente formata sono la forza, la potenza e l’energia che riesce a dare vita a una “macchina” capace di raggiungere l’obiettivo nel migliore dei modi. Ecco perché la scelta delle persone con cui collaborare è di vitale importanza.

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Le fasi di sviluppo del Team di progetto:

Pensate che una volta formato il team di progetto in modo accurato tutto filerà liscio? La scelta del personale era solo una prima parte. Secondo la teoria formulata da Bruce Tuckman nel 1965, durante il ciclo di vita di un progetto il relativo team attraversa 5 fasi:

1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
5. Adjourning

Tuckman ritiene che questi stadi siano necessari per lo sviluppo del team di progetto, per la crescita e l’evoluzione dello stesso, per trovare soluzioni, pianificare lavori, affrontare problemi e sfide quotidiane e raggiungere poi i risultati voluti.

Analizziamo ogni fase.

1. Forming (fase della formazione):

Questa prima fase rappresenta il primo incontro dei membri del team di progetto. In realtà si tratterà ancora solo di un gruppo di persone e non di un team vero e proprio. Ogni partecipante al gruppo inizia a conoscersi e a formarsi una prima impressione sugli altri. Avviene lo scambio di informazioni sul proprio background, sulle proprie competenze, esperienze pregresse, ambiti di provenienza e tratti personali. Condivideranno proprie opinioni sul progetto e il contributo significativo che essi potranno apportare alla squadra, nonché il ruolo che ciascuno potrà giocare all’ interno del lavoro da svolgere.

In questa fase è il Project Manager e Group Leader ad avere un ruolo fondamentale , perché deve essere in grado di spiegare il progetto, rispondere ai relativi dubbi o domande che sorgeranno e gestire la comunicazione tra tutti i componenti del gruppo. Egli deve anche rendere gli obiettivi del progetto chiari e precisi, assegnare i ruoli e le attività che ognuno di essi dovrà svolgere. Coinvolgimento, sostegno, motivazione, disponibilità, trasparenza da parte del responsabile di progetto sono la chiave in questo incontro.

Si tratta di elementi fondamentali che mai devono venire meno durante tutta la durata del progetto.

2. Storming (fase del conflitto):

Nel secondo stadio, dopo le varie presentazioni, il team si mette a confronto per la prima volta. Comincia ad esserci uno scambio di idee su come e cosa deve essere fatto qualcosa. Spesso si ricorre alla tecnica del brainstorming che consiste proprio nella formulazione di molti pensieri, pareri in modo libero e spontaneo.

Qui potranno insorgere i primi conflitti, in quanto ognuno di noi tende a far prevalere la propria idea e a cercare di dimostrare di essere migliore degli altri, facendo notare le proprie competenze, in quanto ognuno si trova in concorrenza con l’altro.

Questo confronto, però, non deve essere eliminato, ma è necessario che sia gestito con abilità e sensibilità. Esso può fare emergere problemi che non vanno sottovalutati ed aiutare a evitare sin dall’ inizio conflitti futuri. Fin da subito il Project Manager, che è il punto di riferimento per la squadra, deve cercare di attenuare i conflitti interni, ascoltare e far ascoltare tutti i punti di vista, in maniera calma e costruttiva. Deve intervenire tempestivamente, affinché non ci si porti dietro per tutta la durata del progetto questi primi disaccordi, deve calmare i più aggressivi e coinvolgere i più assertivi. Quando i membri del team imparano a collaborare in maniera pacifica, positiva e costruttiva e a diventare più indipendenti, la fase dello storming termina e il Group leader sarà in grado di delegare in maniera sicura alcuni processi decisionali.

Può capitare che alcune incomprensioni non si risolvano neanche dopo aver individuato le cause principali, sarà dunque il Project Manager a decidere se sia il caso di pretendere un “allineamento” decisivo o addirittura sostituire qualcuno.

3. Norming (fase della coesione):

In questo stadio si può definitivamente parlare di Team, vale a dire di un gruppo coeso, che rispetta le opinioni altrui e valorizza le idee di ciascuno, dove nessuno prevale sugli altri e dove regnano l’armonia e lo spirito di squadra corretto per lavorare nei migliore dei modi.

Tutti hanno chiaro l’obiettivo comune da raggiungere insieme attraverso regole di comportamento e collaborazione. I membri sanno esattamente cosa devono fare, come devono condividere informazioni e nozioni e come risolvere eventuali problemi. Il ruolo qui del Group leader è di sostegno e di presenza, deve favorire il lavoro autonomo del gruppo, la fiducia reciproca, la normale evoluzione dei rapporti interni e mantenere alta la motivazione del Team.

4. Performing (fase della prestazione):

I membri del Team in questa fase sono in grado di lavorare efficacemente in gruppo senza la costante supervisione del Project Manager.

Hanno raggiunto una consapevolezza elevata di quello che è l’obiettivo da raggiungere con determinazione, la produttività è alta e vincente.

Il Team ormai è molto affiatato, capace di lavorare autonomamente, di risolvere incomprensioni in modo pacato e celere, condividendo con gli altri membri tutte le decisioni e i momenti di difficoltà, senza però coinvolgere il Project Manager, il quale continuerà a monitorare l’andamento del progetto, gratificando il team per il raggiungimento anche di piccoli traguardi, con i mezzi che riterrà più opportuni. Alcuni di questi potrebbero essere, ad esempio, delle attività ludiche di Team Building o persino dei viaggi incentive.

Ciò contribuirà a fare sentire ciascuno parte fondamentale del gruppo e ne accrescerà la motivazione e l’entusiasmo nel raggiungere l’obiettivo finale. Non sempre e non tutti giungono a questa fase, in cui si registrano le migliori performances della squadra. Qualcuno regredisce, qualcun altro resta nella fase precedente, di norming.

5. Adjourning (fase della sospensione):

Il progetto si sta per concludere e si arriva all’ultimo stadio, quello dell’ Adjourning.

Il Team di Progetto, ormai consolidato, sta ultimando i lavori e portando a termine le ultime attività di chiusura da svolgere. Indi si giungerà alla fine del lavoro di squadra.

In questa fase la concentrazione è massima e tutti sono tesi a concludere nel migliore dei modi e raggiungere l’obiettivo prefissato. Si intravedono già i nuovi progetti a cui si è assegnati. Questo stadio è molto importante per la consapevolezza dei traguardi raggiunti, dei momenti di difficoltà superati. Ognuno deve sapere fare tesoro dell’esperienza positiva vissuta, deve essere capace di non ripetere eventuali errori commessi e essere conscio delle nozioni e nuove competenze che ha appreso, grazie anche al contributo dei propri compagni di squadra, senza i quali non sarebbe stato possibile il raggiungimento del risultato che all’ inizio sembrava tanto difficile raggiungere.

Requisiti di un Team di progetto efficace e produttivo:

Riassumiamo qui di seguito le caratteristiche che un Team di progetto deve avere per arrivare al successo

• una comunicazione trasparente da parte di tutti i membri,
• incontri e riunioni di lavoro frequenti, con la partecipazione e l’entusiasmo di tutti;
• condivisione pacifica di informazioni, strumenti e opinioni;
• chiarezza dei compiti da svolgere e dei ruoli di ciascuno
• determinazione, impegno e precisione nel raggiungimento dell’obiettivo comune;
• organizzazione, consegne tempestive dei lavori;
• problem solving di gruppo
• atteggiamenti positivi
• elevato supporto e fiducia reciproca
• alta motivazione
• Project Manager competente, disponibile e capace di gestire ogni situazione

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